O contrato a ser firmado com a administradora deve ser bastante minucioso. Todos os serviços contratados devem estar especificados, de acordo com as necessidades do condomínio.
É conveniente especificar também as taxas extraordinárias cobradas pela empresa, como despesas de escritório e outras. Principais itens a verificar no contrato:
- Taxa mensal a ser cobrada (valor ou porcentagem). Varia de 5 a 10%, diminuindo dentro deste percentual de acordo com a receita do condomínio. Comerciais têm cobrança superior aos residenciais (em média, 20% a mais). Condomínios que optem por ter conta bancária individual também paga mais: cerca de 30%.
- 13a. taxa no mês de dezembro: deve estar prevista no contrato, para ter validade legal. Cobrar a 13a. taxa é uma prática cada vez menos adotada no mercado
- Funcionários: a administradora pode cuidar apenas da folha de pagamento e do recolhimento dos encargos, ou ser responsável por todos os aspectos, da contratação à homologação do desligamento na Delegacia Regional de Trabalho. A opção e o detalhamento dos serviços prestados neste aspecto devem estar especificados no contrato.
- Conta “pool” ou vinculada: o condomínio pode optar por deixar seu dinheiro em uma conta comum da administradora (conta “pool”), ou ter sua própria conta (vinculada).
- Assessoria jurídica: muitas oferecem este serviço gratuito, para solução de dúvidas. Os honorários advocatícios para ações de cobrança e trabalhistas são cobrados à parte, geralmente.
- Previsão Orçamentária: elaboração das previsões mensais e anuais.
- Fornecedores: na maioria dos casos, a empresa se compromete a conseguir, sempre que possível, três orçamentos para o produto ou serviço que o condomínio necessita, para o síndico indicar qual a escolha (sua ou da assembleia) e autorizar a compra ou contratação.
- Pagamento de contas e multas: deve constar um item em que a empresa se responsabiliza por pagar em dia as contas designadas pelo síndico, arcando com eventuais multas e juros por atraso.
- Seguros: a contratação e renovação podem ficar a cargo da administradora, que deve informar ao síndico as melhores opções, com orçamento, para que este escolha e autorize a contratação. De qualquer modo, é sempre o síndico o responsável legal pelos seguros feitos.
